Polityka prywatności

Postanowienia ogólne

1. Celem niniejszej Polityki prywatności jest szczegółowe określenie zasad przetwarzania danych osobowych w ramach działalności prowadzonej przez Administratora.
2. Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie we wszystkich przypadkach, w których dochodzi do przetwarzania danych osobowych osób fizycznych przez Administratora.
3. Opierając się na regulacjach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej RODO oraz ustawy z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne środki bezpieczeństwa w celu ochrony przetwarzanych danych osobowych.
4. Pod pojęciem danych osobowych należy rozumieć wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, której dane dotyczą. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych jest Gardens Tax & Legal Wilk Latkowski Łokaj Doradcy Podatkowi i Radcowie Prawni Sp. p., tel. +48 422080510 oraz +48 664341667, biuro@GardensTaxLegal.pl, nazywana dalej Administratorem.
2. Administrator zbiera dane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami. W przypadku, w którym Administrator zostanie pozbawiony celu przetwarzania, niezwłocznie trwale usuwa dane, chyba że prawo do ich dalszego przetwarzania wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Administrator dokonuje cyklicznej oceny zasadności przetwarzania określonych danych osobowych, z uwzględnieniem aktualności celów ich przetwarzania.
3. Administrator przetwarza dane w sposób adekwatny, stosowny oraz ograniczony do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Administrator dąży do ciągłej minimalizacji przetwarzanych danych osobowych. W tym celu dokonuje cyklicznej oceny zakresu oraz rodzajów przetwarzanych danych osobowych dla określenia niezbędności ich przetwarzania lub możliwości ich trwałego usunięcia
4. Administrator dba o to, aby przetwarzane przez niego dane były prawidłowe, a w miarę potrzeby i posiadanych możliwości dokonuje ich uaktualnienia.
5. Administrator danych przechowuje dane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane, z uwzględnieniem odpowiednich przepisów prawa pozwalających Administratorowi na przetwarzanie danych osobowych przez określony czas. W przypadku upływu czasu przechowania określonych danych osobowych, Administrator, co do zasady, zobowiązany jest do niezwłocznego trwałego usunięcia przedmiotowych danych osobowych, chyba, że odrębne przepisy prawa nakładają na Administratora obowiązek dokonania archiwizacji dokumentacji zawierającej dane osobowe.
6. Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:
   a) Realizacji usług doradztwa prawnego i podatkowego
   Administrator świadczy na rzecz swoich klientów, będących zarówno osobami fizycznymi jak i podmiotami innego rodzaju, usługi doradztwa prawnego i podatkowego. Świadczenie niniejszych usług odbywa się na podstawie zawartej z klientem umowy w formie pisemnej lub ustnej. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych w tym celu stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest zgodne z prawem w przypadku jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora.
   b) Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z powszechnie obowiązujący przepisów prawa przepisów prawa
   Na Administratorze ciąży szereg obowiązków prawnych, do wypełnienia których niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych. Administrator zobowiązany jest do prowadzenia rachunkowości w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Nadto ciążą na nim określone obowiązki podatkowe. Powyższe wiąże się z koniecznością przetwarzania danych klientów, w szczególności przedsiębiorców, dla których Administrator wystawia faktury VAT. Nadto Administrator zobowiązany jest do podejmowania działań i czynności związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz czynności związanych z unikaniem konfliktu interesów pomiędzy klientami. Podstawę prawną stanowi tutaj ciążący na Administratorze obowiązek prawny, regulowany w art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
   c) Ewidencjonowanie przebiegu współpracy z klientem i świadczonych usług
   Administrator ewidencjonuje przebieg współpracy z każdym klientem. Odbywa się to poprzez prowadzenie akt klientów, w tym akt postępowań sądowych i innych. Nadto Administrator prowadzi rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej w związku ze świadczeń usług objętych umową z klientem. Podstawą prawną przetwarzania danych w wyżej opisanym celu jest prawnie uzasadniony interes Administratora – (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
   d) Dochodzenie roszczeń i obrona praw
   Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w przypadku dochodzenia przez Administratora swoich roszczeń lub obrony swoich praw w toku ewentualnych postępowań sądowych i pozasądowych. Podstawą prawną przetwarzania danych w wyżej opisanym celu jest prawnie uzasadniony interes Administratora – (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
   e) Marketing własnych produktów i usług (newsletter na stronie internetowej oraz blogu podatkifirmowe.pl)
   Administrator podejmuje liczne działania marketingowo – informacyjne dotyczące własnych produktów, stanowiące formę marketingu bezpośredniego. Cele marketingowe realizowane są z wykorzystaniem podanego przez klienta adresu e-mail. Za pośrednictwem strony możliwe jest zapisanie się do newslettera, za pośrednictwem którego Administrator przesyła informacje dotyczące zmian w prawie, orzecznictwie sądów i organów, a także informacje dotyczące świadczonych usług własnych oraz przygotowane przez zespół Administratora materiały informacyjne. W celu przesyłania newslettera, przetwarzane są dane osobowe w zakresie adresu e-mail. Subskrypcja newslettera możliwa jest również za pośrednictwem prowadzonego przez Administratora bloga pod adresem podatkifirmowe.pl. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w przypadku newslettera jest prawnie uzasadniony interes regulowany art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz zgoda wyrażona poprzez zaznaczenie stosownej treści checkboxa przy zapisywaniu się do newslettera. Zaznaczenie checkboxa oznacza wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji handlowej na podstawie art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną w związku z art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne. Taką zgodę można w każdej chwili wycofać, rezygnując z otrzymywania newslettera, poprzez wysłanie wiadomości e – mail na adres: biuro@GardensTaxLegal.pl.
   f) Nawiązanie kontaktu z Administratorem
   Administrator umożliwia kontakt ze sobą za pośrednictwem udostępnionego na stronie internetowej formularza kontaktowego oraz adresu e – mail. W ramach formularza dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Podstawą prawną przetwarzania danych w wyżej opisanym celu jest dobrowolna zgoda osoby fizycznej na przetwarzanie danych osobowych – (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
7. Administrator może przechowywać dane osobowe jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, do których są wykorzystywane. Uwzględniając powyższe Administrator będzie przechowywał dane osobowe przez następujący okres:

• w odniesieniu do danych przetwarzanych w celu wskazanym w pkt 6 lit. a – przez czas realizacji umowy,
• w odniesieniu do danych przetwarzanych w celach wskazanych w pkt 6 lit. b, c i d – przez czas wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym określających okres przedawnienia roszczeń, okres przechowywania ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, a w przypadku postępowań realizowanych przez radców prawnych lub adwokatów okres nie dłuższy niż 10 lat licząc od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe były gromadzone (art. 5c ustawy o radcach prawnych oraz art. 16c ustawy Prawo o adwokaturze),
• w odniesieniu do danych przetwarzanych w celach wskazanych w pkt 6 lit. e – do czasu wniesienia sprzeciwu lub rezygnacji z newslettera,
• w odniesieniu do danych przetwarzanych w celach wskazanych w pkt 6 lit. f – do czasu udzielenia odpowiedzi na pytanie zadane za pośrednictwem formularza albo adresu e – mail lub do czasu cofnięcia zgody, jeśli nastąpiło wcześniej,

8. W przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda, osobie fizycznej przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Cofnięcia zgody należy dokonać wysyłając oświadczenie o cofnięciu zgody na adres: biuro@GardensTaxLegal.pl.
9. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące na rzecz ADO usługi zewnętrzne (informatyczne, wsparcia technicznego, księgowe, doradcze), podwykonawcy usług na podstawie stosownych umów powierzenia, pod warunkiem stosowania adekwatnych środków bezpieczeństwa, a także podmioty i organy publiczne w przypadkach wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa.
10. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:
    • dostępu do danych — uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
    • otrzymania kopii danych — uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie Administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
    • sprostowania — żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
    • usunięcia danych — żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli Administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);
    • ograniczenia przetwarzania — żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:
      a) osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych — na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
      b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,
      c) Administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
      d) osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania — do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
    • przenoszenia danych — otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które dostarczyła Administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu Administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
    • sprzeciwu — wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach Administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów Administratora, Administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO);
    • cofnięcia zgody w każdym momencie i bez podawania przyczyny, lecz przetwarzanie danych osobowych dokonane przed cofnięciem zgody nadal pozostanie zgodne z prawem. Cofnięcie zgody spowoduje zaprzestanie przetwarzania przez Administratora danych osobowych w celu, w którym zgoda ta została wyrażona.

11. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy. Skargi można składać w formie:
    a) pisemnej na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa,
    b) elektronicznie: za pośrednictwem platformy ePUAP.
12. Podanie danych osobowych  jest dobrowolne, ale stanowi warunek konieczny realizacji usług doradztwa prawnego lub podatkowego. Odmowa podania danych uniemożliwi realizację usługi przez Administratora. Podanie danych osobowych w celach związanych z marketingiem bezpośrednim oraz w celu nawiązania kontaktu jest całkowicie dobrowolne.
13. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego (tj. państwa innego niż państwo członkowskie Unii Europejskiej, Islandia, Liechtenstein lub Norwegia) ani organizacji międzynarodowej.